Reviews; leren en verbeteren in projecten en programma’s

Björn Prevaas, Niels van Loon en Helmuth Stoop (2025)

Projecten en programma’s gaan vrijwel nooit in één keer goed. Het gebeurt ook zelden dat de aanpak die aan het begin wordt gekozen gedurende de hele looptijd dezelfde blijft. Dit heeft ermee te maken dat de opgaven waarvoor deze aanpakken worden ingezet te ingewikkeld zijn om vooraf helemaal te doordenken. Bovendien verandert er tussentijds van alles en kom je gaandeweg tot nieuwe inzichten.

Het inbouwen van leren en verbeteren in projecten en programma’s is cruciaal en onmisbaar. Dat kun je op allerlei manieren doen, lichter of juist steviger. Een van die manieren is door gebruik te maken van reviews: tussentijdse momenten waarop je met elkaar de balans opmaakt, bepaalt wat goed gaat, beter kan of anders moet en van daaruit gericht bijstuurt. Logisch, maar zeker nog geen gemeengoed.

Samen met een aantal partners – NOVAIM, Good Work Company, TwynstraGudde en Jo Bos & Co – hebben we daarom een reviewproces en een handige online scan ontwikkeld om het uitvoeren van reviews te stimuleren en ondersteunen. Een project- of programmareview is een doeltreffende manier om in kaart te brengen welke beelden de betrokkenen hebben bij een specifiek project of programma én wat verbeterpunten zijn voor de uitvoering ervan. Zo’n review geeft ook leerpunten voor een volgend project of programma en voor het toepassen van het vak van project- en programmamanagement breder in een organisatie.

Iedereen erkent het belang van regelmatige reviews en evaluaties op het verloop van projecten en programma’s. Toch zien wij dit in de praktijk te weinig goed gebeuren. Vaak wordt de tijd er niet voor genomen en daarmee blijven veel lessen liggen. Download de brochure om meer te lezen over onze aanpak. In de uitvoering van de review zijn meerdere alternatieven mogelijk. Ook die hebben we beschreven.

In de review kijken we specifiek naar 8 thema’s. Die zijn beschreven in Werken aan Programma’s, specifiek voor programma’s, maar ook voor projecten op gelijksoortige manier van toepassing.

• Kiezen: waarom wordt deze opgave nu aangepakt (en niet later) en waarom is daarbij gekozen voor de project- of programma-aanpak? Hoe stevig zijn die keuzes?
• Vormgeven: wat moet er gerealiseerd worden met het project of programma en hoe is dat inhoudelijk vormgeven? In hoeverre past die vormgeving bij de opgave?
• Organiseren: wie moeten de opgave voor elkaar krijgen, in welke rol en in welke organisatievorm? Hoe is de verhouding met de staande organisatie ingericht?
• Sturen: hoe vindt de sturing op het project of programma plaats? Is de cyclus van plannen, monitoren, bijsturen en rapporteren goed neergezet en functioneert die ook?
• Beslissen: op welke manier vindt de besluitvorming in en over het project of programma plaats? In hoeverre worden besluiten ook uitgevoerd en gehandhaafd?
• Samenwerken: hoe werken de betrokkenen (intern en extern) met elkaar samen in en aan de opgave? Werkt dat? En hoe is de communicatie tussen hen vormgegeven?
• Leiden: hoe wordt het leiderschap in het project of programma ingevuld? En in hoeverre past die invulling bij wat de opgave en de betrokkenen nodig hebben?
• Ontwikkelen: wat wordt er gedaan om steeds beter te worden in het werken aan het project of programma? Leiden initiatieven om te leren ook tot verbetering?

Wil je een keer een review op een project of programma uitvoeren, neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder!