Projectmanagement

Wie heeft er niet al eens in en aan een project gewerkt of daarmee te maken gehad? Projecten zijn nauwelijks weg te denken uit hedendaagse organisaties, ook al is de positie van projecten en de manier van werken eraan wel aan verandering onderhevig. Dat heeft bijvoorbeeld te maken met de agile beweging, die er onder meer voor heeft gezorgd dat in diverse organisaties de functie van projectmanager is verdwenen. Inmiddels komen ze daar trouwens ook weer op terug. De agile beweging heeft er in elk geval voor gezorgd dat het projectenbed flink is opgeschud en dat is een goede zaak.

In een project werk je resultaatgericht samen

Een project is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het realiseren van een concreet resultaat (product), of verzameling van resultaten (producten), waarvan het gebruik moet bijdragen aan het realiseren van bepaalde doelen (baten, opbrengsten). Projectmanagement is het zodanig aansturen van een project dat de resultaten worden gerealiseerd en de doelen dichterbij komen op een manier die aansluit bij de eisen en wensen van de belanghebbenden. In de loop van de tijd is de focus bij projecten verschoven van het opleveren van resultaten, naar het realiseren van de achterliggende doelen.

Denk bijvoorbeeld aan het realiseren van een wegverbreding die moet bijdragen aan het vergroten van de bereikbaarheid van een stad of regio (foto:© Joop van Houdt), het ontwikkelen van een nieuw ICT-systeem dat de dienstverlening aan klanten moet helpen verbeteren, het verbouwen van een fabriek om daarmee de productiesnelheid te verhogen, of het doen van onderzoek naar overgewicht om obesitas terug te dringen. Het gaat om opgaven die tijdelijk extra, speciale aandacht vragen en een bijzondere aanpak. Meestal omdat de kans groot is dat ze anders niet of niet goed gerealiseerd worden. Of omdat het te traag gaat of te veel kost.

Een project is dus eerst en vooral een manier van (samen)werken aan een ingewikkelde opgave. Iets een project noemen is daarbij niet zo ingewikkeld en ook niet zo spannend. Waar het om gaat, is dat je consequenties verbindt aan de keuze om projectmanagement toe te passen. Wat ga je dan anders doen dan normaal en waarom is dat slim? Eén van die consequenties is dat de opdrachtgever, projectmanager en belanghebbenden expliciet maken wat de beoogde resultaten zijn, welke doelen ze daarmee willen nastreven, welke aanpak ze daarbij hanteren en wat het vraagt van de mensen die aan het project meewerken.

Wat vinden wij ‘goed projectenwerk’?

Een belangrijke vraag voor elke organisatie en voor elk project is dus ook: wat vinden wij ‘goed projectenwerk’? Wanneer noemen we iets een project en wat betekent dat dan? Wanneer doen we het goed, wat zijn de goede projecten om te doen, en wanneer voelen we ons goed bij de manier van werken (bijvoorbeeld omdat het energie geeft in plaats van kost)? Voor ons is dit een basisvraag wanneer we mensen en organisaties helpen bij het professionaliseren van hun projectmanagement. Het gaat uiteindelijk eerst om de opgave; projectmanagement kan daarbij helpen, maar moet je steeds op maat maken.

Onze roots liggen bij Twynstra Gudde, grondlegger in Nederland als het gaat om projectmanagement. Onze manier van kijken is daardoor beïnvloed. We hebben het dan over Projectmatig Werken, beschreven en doorontwikkeld door Gert Wijnen en Rudy Kor. Gaandeweg hebben we daar voor onszelf andere filosofieën en methoden aan toegevoegd, zoals Projectmatig Creëren, PRINCE2, PMBoK, Agile Projectmanagement, Scrum en dergelijke. Diverse manieren van kijken naar projecten, ontwikkeld vanuit verschillende achtergronden en overtuigingen. Ze hebben ook overeenkomsten, maar verrijken elkaar bovenal.

Zelf dragen we ook bij aan de doorontwikkeling van het vak, onder meer doordat Björn heeft meegeschreven aan het boek Project Canvas. Dit is een handig hulpmiddel om snel en samen met betrokkenen tot de kern van een project te komen. Het canvas wordt inmiddels in veel organisaties met veel succes en plezier gebruikt. Het Project zorgt voor meer plezier in het werken aan projecten, net zoals het oudere broertje Program Canvas dat doet bij programma’s.

Geen van deze filosofieën en methoden is superieur ten opzichte van de andere. Ze zijn middelen, en geen doelen op zich. Ze hebben allemaal hun eigen voors en tegens, kwaliteiten en valkuilen. We vinden dat elke professional die zich met projecten bezighoudt bekend zou moeten zijn met meerdere aanpakken, zodat hij voor zichzelf kan afwegen wanneer welke aanpak (op onderdelen) passend is en ook alternatieve benaderingen afweegt. Van daaruit ontwikkel je je eigen voorkeuren en voorkom je dat je steeds in dezelfde valkuil trapt.