Programmamanagement

Steeds meer organisaties werken met programma’s, omdat dat houvast biedt bij het realiseren van belangrijke, strategische (verander)opgaven. Programma’s zijn ontstaan als antwoord op de toenemende complexiteit in organisaties die – naast hun reguliere activiteiten – steeds meer projecten gingen doen, gaandeweg het overzicht kwijtraakten en niet meer zagen aan welke doelen ze aan het werken waren. Programma’s beantwoorden de behoefte aan overzicht, samenhang, doelgerichtheid, structuur en focus op de grotere veranderbeweging.

In een programma werk je doelgericht samen

Een programma is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het nastreven van bepaalde doelen, die bijdragen aan het verwezenlijken van de strategie van een organisatie of van samenwerkende organisaties. Zo’n opgave omvat vaak veel verschillende inspanningen, waaronder projecten. Programmamanagement is het zodanig aansturen van een programma dat de doelen dichterbij komen op een manier die aansluit bij de eisen en wensen van de belanghebbenden. We zien steeds meer organisaties die het programmatisch denken en werken ook inzetten voor hun staande organisatie.

Denk bij programma’s bijvoorbeeld aan opgaven die gericht zijn op het vergroten van de klantgerichtheid onder medewerkers, het terugdringen van de criminaliteit onder jongeren in een stad, het verlagen van het aantal fouten in een productieproces, of het vergroten van de bereikbaarheid van een stad of regio. Het gaat om doelen die volgens de betrokkenen tijdelijk extra, speciale aandacht vragen en een integrale, samenhangende manier van werken. Meestal omdat de kans groot is dat ze anders niet of niet voldoende dichterbij komen. Of omdat het te traag gaat of te veel kost.

Een programma is dus eerst en vooral een manier van (samen)werken aan een verandering. Iets een programma noemen is daarbij niet zo ingewikkeld en ook niet zo spannend. Waar het om gaat, is dat je consequenties verbindt aan de keuze om programmamanagement toe te passen. Wat ga je dan anders doen dan normaal en waarom is dat slim? Eén van die consequenties is dat de opdrachtgever, programmamanager en belanghebbenden expliciet maken wat de doelen zijn die ze willen nastreven, welke strategie ze daarbij hanteren en wat het vraagt van de mensen die aan het programma meewerken.

Wat vinden wij ‘goed programmawerk’?

Een belangrijke vraag voor elke organisatie en voor elk programma is dus ook: wat vinden wij ‘goed programmawerk’? Wanneer noemen we iets een programma en wat betekent dat dan? Wanneer doen we het goed, wat zijn de goede programma’s om te doen, en wanneer voelen we ons goed bij de manier van werken (bijvoorbeeld omdat het energie geeft in plaats van kost)? Voor ons is dit een basisvraag wanneer we mensen en organisaties helpen bij het professionaliseren van hun programmamanagement. Het gaat uiteindelijk eerst om de opgave; programmamanagement kan daarbij helpen, maar moet je steeds op maat maken.

Wij hebben onze wortels bij Twynstra Gudde, grondlegger in Nederland voor programmamanagement. We zijn ‘opgevoed’ met het denken zoals dat daar is ontwikkeld, bijvoorbeeld in Sturen op samenhang van Gert Wijnen en Theo van der Tak. Gaandeweg hebben we daar voor onszelf andere filosofieën en methoden aan toegevoegd, zoals Programmatisch Creëren, Managing Successful Programmes (MSP), Standard for Program Management en Agile Programme Management. Diverse manieren van kijken, ontwikkeld vanuit verschillende achtergronden en overtuigingen. Ze hebben ook overeenkomsten, maar verrijken elkaar bovenal.

In de loop der tijd heeft Björn zich met name gericht op programmamanagement en de doorontwikkeling van dat vakgebied. In 2014 heeft hij samen met Theo van der Tak Werken aan Programma’s gelanceerd, een e-book en platform voor programmamanagement. Werken aan Programma’s beschrijft ons gedachtegoed over programmamanagement, online en voor iedereen beschikbaar. In 2016 is een update hierop gelanceerd en nieuwe updates zijn in de maak. Op de site kun je de hoofdstukken van het boek en allerlei handige formats en artikelen downloaden.

Samen met Theo en Hans Cremer publiceerde Björn in 2016 ook een boek over het Program Canvas, een handig hulpmiddel om snel en samen met betrokkenen tot de kern van een programma te komen. Het canvas wordt inmiddels in veel organisaties met veel succes en plezier gebruikt. In 2016 verscheen eveneens het boek Project Canvas waaraan hij ook heeft meegeschreven. Het Project en Program Canvas zorgen voor meer plezier in het werken aan projecten en programma’s.

Gezien de cruciale rol van de programmamanager en zijn leiderschap in het realiseren van een programma hebben Jo Bos, Helmuth Stoop en Björn over dit thema een apart boek geschreven: Leiderschap van de programmamanager. Hoe jij het verschil maakt in doelgerichte opgaven (2018). In dit boek zijn 14 thema’s uitgewerkt die het fundament vormen onder het leiderschap van een programmamanager, zoals het bouwen aan vertrouwen en het omgaan met macht. Per thema zijn theorie en praktische handvatten opgenomen om programmamanagers aan te zetten tot gerichte reflectie op hun eigen rolopvatting en rolinvulling.

De ene filosofie of de andere methode is in de basis niet beter dan de andere. Ze zijn middelen, en geen doelen op zich. Ze hebben allemaal hun eigen voors en tegens, kwaliteiten en valkuilen. We vinden dan ook dat elke professional die zich met programma’s bezighoudt bekend zou moeten zijn met meerdere aanpakken, zodat hij voor zichzelf kan afwegen wanneer welke aanpak (op onderdelen) passend is en ook alternatieve benaderingen afweegt. Van daaruit ontwikkel je je eigen voorkeuren en voorkom je dat je steeds in dezelfde valkuil trapt.

Al jaren heeft Björn een actieve rol in het PGM Open en het PGM Open Netwerk, een event en een platform voor kennisontwikkeling, ervaringsuitwisseling en netwerkvorming tussen programmamanagers. Binnen Twynstra Gudde was hij gildemeester voor project- en programmamanagement. Ook begeleidt hij (nog steeds) de open training programmamanagement van Twynstra Gudde, samen met Helmuth Stoop.